Сегодня
Существуют самые различные определения понятия «новость». Например, нейтральное: «Ранее не публиковавшаяся информация о лице, месте или событии». Есть и другое определение, которое в книгах вы не найдете. Но к реальности оно ближе. Новость — это «то, что корреспондент или редактор новостей называет новостью».
Звучит легковесно, но на деле это не так. Предположим, информацией о событии располагает корреспондент или редактор новостей, но, пока она остается неопубликованной, это еще не новость. Фокус в том, чтобы понять, что есть новость, прежде чем запустить слово в печать или в эфир.
Мнение о том, что является новостью, варьируется в зависимости от средства массовой информации, оно различно у той или иной газеты или станции вещания. Все СМИ, однако, стремятся удовлетворить потребность публики в информации о том, что происходит в мире и в стране. Все происходящее, что каким-либо образом затрагивает здоровье или материальное благополучие большинства людей или стимулирует их воображение, немедленно воспримется как новость почти всеми.
Для того чтобы определить вид и форму новостей, в которых наиболее заинтересовано СМИ, необходимо установить персональные контакты с редакцией. Таким образом вы сможете избежать наиболее распространенной ошибки, когда информация подается методом наскока. Попробуйте написать пресс-релиз и послать его куда угодно — газету, на радио или телевидение, — не учитывая их требований. Скорее всего, ваши материалы будут не соответствовать формату или относиться к тематике, не подходящей для аудитории данного СМИ. И вот их уже даже не читают. А вы только удивляетесь, почему ни от кого ни слова.
Для того чтобы разобраться, какие новости вы можете подавать в то или иное СМИ, рассмотрим два основных типа новостей — жесткие и мягкие.
Пример жестких новостей — пожар, перестрелка… Это нечто, что происходит прямо сейчас и относится к разряду ЧП. С такими новостями вы, вероятно, будете сталкиваться нечасто. Мягкие новости представляют общий интерес, но они не столь потрясающие. Такие новости включают в себя различного рода события, например, вручение наград, почести, выборы, а также тематический материал. Если вы проанализируете содержимое новостей в любой газете, на радио или в телевыпуске, то обнаружите, что такая информация составляет львиную долю всех новостей. Вот с чем вам придется по большей части иметь дело.
Каждый раз, когда организовывается какая-либо акция, создаются новости, которые будут интересны местным средствам массовой информации.
Интересные события. Они могут быть простыми, типа визитов руководителей, или более сложными, например, проведение в штате турнира по баскетболу, участие в мальчишнике или проведение конкурса ораторов. К любому событию, которое, по вашему мнению, подходит для раздела новостей, должно быть привлечено внимание СМИ.
Выборы должностных лиц. Сообщение о выборах или о вступлении лица в должность посылайте в местные СМИ. В больших населенных пунктах сосредоточьтесь на районных газетах и радиостанциях, обслуживающих местность, где живет должностное лицо. В крупные ежедневные газеты обращайтесь только в том случае, если вы знаете, что они принимают известия о персональных назначениях или публикуют районные издания или приложения. Ваша информация должна содержать имя, должность каждого нового должностного лица, а также дату его приступления к обязанностям. Закончите сообщение кратким описанием источника информации и по возможности приложите фото героя статьи.
Вручение призов. Объявления о конкурсах, награждениях и т. д. распространяются по тем же каналам, что и информация о выборах и назначениях. Если вручение приза состоится через несколько месяцев после объявления о начале конкурса, то вторично пресс-релиз об этой презентации можно послать за неделю до церемонии в те издания, которые не поместили вашу заметку в первый раз.
Торжества «с питанием». Если намечается торжественный завтрак или ужин, пригласите в качестве гостей журналистов и фотографов (видеооператоров) из тех СМИ, в которых вы хотели бы опубликоваться. Чтобы запланировать количество порций, укажите в приглашении «просьба сообщить о принятии приглашения», но не полагайтесь, что обязательно получите ответы. Если вам действительно нужно знать, сколько человек придет, обзвоните приглашенных за день-два до мероприятия, определите их число, а потом поделите его пополам.
На «деловых» ланчах, как правило, журналисты присутствуют в небольшом количестве. Столик прессы, если он будет, должен стоять недалеко от главного стола, но сбоку, чтобы корреспонденты могли приходить и уходить, не привлекая внимания. Фотографам следует предоставить возможность перемещаться, а съемочные группы с ТВ обычно располагаются заблаговременно в тех местах, которые вы укажете, если только у них не переносные видеокамеры — тогда они ведут себя так же, как фотографы.
Приглашайте журналистов на такие мероприятия, где произойдет или будет объявлено что-либо достойное включения в программу новостей.
Местные собрания. В случае, если приглашенный докладчик сделает сообщение о том, что представляет общий интерес, или состоится приветственный ужин в честь популярной личности, надо послать извещение об этом событии в СМИ. Вслед за ним можно будет отправить пресс-релиз с планом доклада и другими важными моментами мероприятия и обязательно пометить дату, когда произойдет событие.
Его следует доставить таким образом, чтобы он прибыл за два-три дня до события. Весьма жалкая альтернатива — прислать его на день позже (это можно делать только в тех случаях, если содержание речи заранее неизвестно).
Конечно, лучший способ надежно гарантировать публикацию о собрании — это обеспечить участие журналистов.
Некоторые другие возможности. Кампании по привлечению новых членов, доклады комитетов, принятие резолюций, спонсорство проектов, годовщины, общественные события, детские и юношеские мероприятия, планы конференций, а также смерть сотрудников.
Мы только что рассмотрели «простые новости», то есть предоставление фактической информации без намерения оказать влияние на оценку события читателями или аудиторией. Другими словами, репортаж без оказания давления на общественность.
Статья с комментариями, наоборот, выражает определенную точку зрения. Отдельная тема может быть подобрана так, чтобы подходить практически к любому случаю.
Например, американский Легион активно включился в борьбу за поправку к американской конституции о защите флага. Был подготовлен материал для печати о важности флага в связи с празднованием Дня памяти, Дня флага, Дня независимости, Дня вооруженных сил и Дня ветеранов. К этой теме, как говорят журналисты, «приделаны ноги».
Некоторые газеты публикуют статьи «приглашенных комментаторов» или имеют колонки «открытых дискуссий», где читателям предлагается высказать свою точку зрения по какому-либо вопросу.
Другой подход — открытые письма редактору газеты. Но редакторский комментарий ни в коем случае нельзя путать с прямыми новостями.
Пресс-релиз может иметь две основных формы: одна — для печатных изданий, другая — для широкого вещания. Однако допускается (как все обычно и делают) посылать пресс-релизы, предназначенные для печати, во все СМИ.
Таким образом, если вы не знаете, в каких случаях применяется первая, а в каких — торая форма или у вас нет времени подготовить два пресс-релиза, просто сделайте один, как описано ниже.
Есть несколько правил, которые надо соблюдать при подготовке пресс-релизов для СМИ:
1) ваш пресс-релиз должен быть точным (достоверные факты, имена и адреса) и без грамматических ошибок;
2) должен включать все основные факты в первом или, по крайней мере, в первых двух абзацах (кто, что, зачем, когда, где и как в вашей истории).
Самая важная фраза — первая. Она называется «посыл». Решите для себя, какая информация в вашей новости самая интересная и значительная, потом поместите ее в первую фразу. По возможности, свяжите ваш пресс-релиз с текущими событиями, уже проходившими в новостях, сходными с тем, о чем вы пишете. Это называется «привязка к новостям», которую лучше сделать в первой фразе или абзаце, буквально в двух словах — например, сослаться на текущую дискуссию по данному вопросу.
Предложения и абзацы должны быть короткими. Расположите абзацы в порядке убывания важности, чтобы пресс-релиз при необходимости можно было обрезать снизу.
Придерживайтесь фактов. Попробуйте предугадать вопросы читателей и дайте на них ответ. Преувеличения и неверные утверждения запоминаются и могут впоследствии стать причиной того, что ваши пресс-релизы будут сразу отправляться в корзину для бумаг.
Цитируйте утверждения от лица тех, кто их высказал, по возможности применяя прямую речь. Описывая событие или ситуацию, избегайте пафосных, цветистых прилагательных.
По поводу титулов лиц (г-н, г-жа, д-р и т. п.) и прочих стилистических элементов лучше всего свериться с публикациями в этой области и придерживаться их стиля.
1. Пользуясь электронной почтой, помните, что объем вашего сообщения и его формат должны быть согласованы с редакцией. Если вы отправляете новость по факсу, то лучше по возможности согласовать отправку, если объем пресс-релиза превышает два листа.
2. Вверху первой страницы напишите заголовок «Пресс-релиз» и наименование вашей организации, адрес.
3. Под пресс-релизом поместите ваше имя и номер телефона и/или имя и номер телефона того, кто может ответить на вопросы за вас. Перед этим напишите «Для получения дополнительной информации:» или просто «Контакт:».
4. В верхнем левом углу укажите дату и/или конкретное время, когда событие имело место или когда оно произойдет (это особенно важно, если вы сообщаете о планируемом мероприятии).
Полезно знать и избегать действий, которые обычно не встречают положительных откликов.
1. Не используйте сокращений, присущих только вашей организации. Если вам придется их использовать, расшифруйте их при первом появлении в тексте.
2. Не передавайте один и тот же пресс-релиз в более чем один отдел данного СМИ.
3. Не предлагайте «эксклюзивную» информацию журналисту, если ее легко добыть или она «на слуху». Соблюдайте, однако, права журналиста, если он нашел и проработал информацию сам.
4. Не создавайте фаворита, хотя допускается предлагать журналисту «эксклюзивную» историю — такую, про которую вы не говорили другим представителям прессы. Вообще, пресс-релиз надо посылать во все СМИ так, чтобы они имели равные шансы опубликовать вашу историю одновременно.
5. Не просите показать вам материал до публикации и не пытайтесь исправлять вариант редакции. Новость надо использовать, пока она свежая, а задержка из-за пересмотра может ее убить. Вы можете проверить факты, если вас об этом попросят.
6. Не обвиняйте редакцию в «интригах» против публикации вашего материала. На решение редактора влияет много факторов, в частности важность других новостей за тот же период времени.
7. Не жалуйтесь на тривиальные ошибки. Если в печать угодила существенная неточность, вежливо привлеките к ней внимание того, кто писал, или редактора — лучше первого их них. Газета исправит серьезную ошибку.
8. Не благодарите редактора за использование вашего материала. Однако будет правильным поблагодарить за хорошо сделанный рассказ. Работа журналиста — писать о вас, потому что это новость, а не для того, чтобы доставить вам удовольствие.
9. Не спрашивайте, когда выйдет ваш материал. Редакторы часто сами этого не знают, пока газета не подписана в печать.
10. Не просите прислать вам вырезку. Если она вам нужна, вырежьте сами из своих экземпляров.
Вот некоторые из причин, по которым чаще всего СМИ отказывается от публикации вашей информации:
1) не вызывает достаточного интереса;
2) слабо написано;
3) это реклама, а не новость;
4) история лжива или не соответствует действительности;
5) информация неполная;
6) не соответствует редакционной политике;
7) получена слишком поздно.
Фотографии привлекают внимание, и редакторы их любят. Довольно часто СМИ присылают собственных фотокорреспонденов на события, достойные отображения. Вам полезно изучить практику СМИ, с которыми вы предполагаете сотрудничать.
Так, некоторые газеты предпочитают получать отсканированные изображения в электронном виде. В любом случае необходимо уточнить в редакции требования к иллюстрациям, предназначенным для публикации. Фотографии к новостям должны иметь информационную ценность. Картины вручения наград, где участникам пожимают руки, а они держат плакетки, редакторы редко считают новинкой. Исключение возможно только в случае, если награду вручает или получает какая-нибудь знаменитость. Или если сама награда действительно значительная.
Редактору скорее понравится фото чемпиона по бейсболу среди легионеров, когда он делает свой сотый победный удар, чем когда он стоит столбом, держа кубок и глядя в объектив. Доброволец Года по содействию госпиталю для ветеранов должен быть показан, когда он помогает пациентам, а не сидит за банкетным столом.
PR-специалист фирмы должен как можно больше знать о фотографировании для новостей, но чтобы делать хорошие снимки, ему, скорее всего, понадобится помощь профессионального фотографа.
Если вы приложили фото, оно должно иметь подпись, которая полностью идентифицирует все самое важное, включая в точности то, что происходит. Перечислите его участников слева направо (и уточните, что перечисление именно в таком порядке), назовите их полные имена, должности. Укажите дату пресс-релиза (такую же, как на сопутствующем репортаже), короткий заголовок. Прицепите подпись к оборотной стороне фото, так чтобы она свисала и ее можно было прочитать спереди (используйте прозрачный скотч). Перегните подпись вперед и вверх от низа фото, так чтобы она его частично закрывала. Не пишите на обороте или на лицевой стороне фото или на бумаге, лежащей на нем с той или другой стороны, так как отпечаток может продавиться и испортить поверхность снимка. Не пользуйтесь скрепками.
Показатель эффективности взаимодействия с прессой — это, прежде всего, регулярные публикации о событиях, отражающих деятельность вашей фирмы, общественной организации, политического движения и т. д. Соблюдение основных несложных правил, приведенных выше, способно дать вам возможность добиться полноценного сотрудничества с теми СМИ, в читательской аудитории которых вы наиболее заинтересованы.
А результат вашей внимательности к содержанию и форме собственных пресс-релизов, к требованиям и специфике работы СМИ, в котором предполагается публикация, не заставит себя долго ждать.
В статье использованы материалы сборника публикаций «Эффективный PR», США, 1999 г.
(The Essence of Public Relations Effective PR efforts increase community visibility and enhance the ability to attract members.)